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La gestión de procesos de negocio (BPM) puede utilizarse en todos los sectores y departamentos para racionalizar y optimizar multitud de procesos de negocio. Al modelar sus procesos de negocio en flujos de trabajo, facilita el análisis y la optimización continua de los procesos de negocio.
Las ventajas del BPM son múltiples:
He aquí doce ejemplos de BPM que muestran cómo puede utilizarse esta práctica para optimizar el rendimiento operativo:
El BPM estandariza el proceso de incorporación de clientes para que todos ellos tengan una experiencia coherente. También garantiza que todo el proceso cumpla los requisitos normativos y reduce el riesgo de errores al introducir la información del cliente en los sistemas.
El proceso es más rápido y fluido, lo que acorta el tiempo necesario y reduce el papeleo, lo que contribuye a mejorar la experiencia del cliente. A medida que los clientes se incorporan más rápidamente, las organizaciones también pueden ver un tiempo de creación de valor más rápido, ya que comenzarán a utilizar sus productos y servicios antes.
Ventajas:
El BPM ayuda a que la experiencia de incorporación de empleados sea más eficiente al permitir que el equipo de RR.HH. asigne tareas a diferentes departamentos o personas en el proceso, como el departamento financiero para organizar la nómina y el equipo de TI para configurar el perfil digital del nuevo empleado. Estos traspasos y la producción de papeleo pueden automatizarse para que el proceso sea aún más fluido.
El BPM puede ampliarse para incluir módulos de formación y listas de control de incorporación que guíen a los empleados en las sesiones de formación a medida que inician su nueva función. De este modo se garantiza que todos tengan las habilidades necesarias y conozcan todos los protocolos de la empresa a medida que se adaptan a su nuevo puesto.
La gestión del cumplimiento se ve realmente reforzada por el BPM, ya que el trazado de los flujos de trabajo garantiza que todos los pasos se cumplan en todo momento y proporciona visibilidad sobre el proceso en una plataforma central. Las plataformas BPM dejan un registro claramente definido de la actividad mediante la captura de cada paso dado. Pueden utilizarse como rastro de auditoría para demostrar que los procesos de negocio se han llevado a cabo de acuerdo con las normas y reglamentos.
El software BPM también le ofrece la flexibilidad y adaptabilidad necesarias para modificar rápidamente los procesos si necesita responder a cambios en los requisitos normativos.
Un proceso crucial para los bancos, el BPM puede incorporar reglas de negocio para automatizar las decisiones de aprobación o rechazo de préstamos, como el cumplimiento de las puntuaciones de crédito o la correspondencia entre los ingresos y los pagos efectuados. Esto ayuda a acelerar el proceso al tiempo que se mantiene la gestión de riesgos. El BPM también permite automatizar tareas rutinarias como la entrada de datos, la verificación de documentos y la puntuación crediticia, haciendo que los empleados sean más productivos y que los clientes se sientan satisfechos con un proceso eficiente.
BPM también hace que el proceso sea más eficiente al facilitar la comunicación entre los stakeholders en el proceso, por lo que los asesores de préstamos, gerentes, suscriptores y clientes se mantienen actualizados sobre el estado de la solicitud.
Ventajas
BPM permite una asignación y seguimiento eficaces de las tareas en el proceso de gestión de proveedores, como las evaluaciones de rendimiento, la evaluación de riesgos y la renovación de contratos. Esto ayuda a garantizar que las responsabilidades están claramente definidas y que se cumplen los plazos. Esto incluye una visión completa del ciclo de vida de la relación con el proveedor, como los términos del contrato, cualquier problema pasado y cómo se abordó, lo que puede ayudarle a tomar decisiones estratégicas sobre sus cuentas de proveedores.
Las plataformas BPM incorporan la gestión de documentos, por lo que todos los documentos relacionados pueden almacenarse eficazmente en una ubicación centralizada y vincularse a los pasos asociados. Así, la documentación importante, como los contratos y los registros de rendimiento, son fáciles de encontrar.
BPM puede mejorar significativamente el proceso de aprobaciones al permitirle establecer reglas de negocio que automáticamente conceden, rechazan o escalan aprobaciones basadas en criterios predefinidos. Esto significa que los casos sencillos no requieren la atención de sus empleados, que pueden centrarse en los casos que requieren su debida diligencia. Además, si hay un caso que requiere atención inmediata, las plataformas BPM proporcionan acceso móvil para que los aprobadores puedan revisar las solicitudes sin importar dónde se encuentren.
Las plataformas BPM también ofrecen un seguimiento en tiempo real, ya que se puede ver en qué punto se encuentra el proceso. Esto ayuda a identificar los cuellos de botella, por lo que puede hacer mejoras para acelerar los tiempos de ciclo.
Una función vital para cualquier fabricante, el BPM puede agilizar el proceso de gestión del ciclo de vida del producto mapeando e integrando procesos desde la incorporación de proveedores y vendedores, pasando por la producción y la fabricación, la distribución y la logística, hasta la gestión del final de la vida útil. Esto proporciona una visión de 360 grados de todos los elementos del ciclo de vida. Las plataformas BPM integran sistemas dispares de la cadena de suministro, ofreciéndole una visión única de los datos y facilitando el intercambio de información con proveedores y clientes. Esto ayuda a garantizar que las mercancías se entregan a tiempo y a evitar retrasos en la producción y la entrega.
El BPM puede facilitar el aseguramiento de la calidad definiendo pasos en el proceso para las pruebas, la validación y el control de calidad, y garantizar que los productos cumplen estas normas antes de pasar al siguiente paso. En caso de que sea necesario efectuar modificaciones en los productos, los proveedores o los clientes, BPM también puede garantizar una gestión eficaz de los cambios. Es fácil modificar los procesos a través de una plataforma BPM y asegurarse de que todos los stakeholders relevantes están informados de las modificaciones.
BPM puede mejorar significativamente la gestión logística mediante la creación de flujos de trabajo automatizados para el proceso de procesamiento y cumplimiento de pedidos, como la validación automática de pedidos y las comprobaciones de inventario para minimizar los errores y acelerar el tiempo de procesamiento. En el almacén, pueden crearse flujos de trabajo para tareas como la preparación de pedidos, el embalaje y el envío, con notificaciones enviadas entre sistemas y usuarios para reducir errores y retrasos.
El BPM también ayuda al cumplimiento de la normativa aduanera centralizando la información en una plataforma con actualizaciones automáticas para mantener el proceso en movimiento y un seguimiento en tiempo real para ayudar a evitar sanciones y retrasos.
Las soluciones de aprovisionamiento BPM ayudan a proporcionar una solución integrada y eficiente utilizando una plataforma para conectar el proceso end-to-end, con todos los proveedores y sus documentos asociados registrados en un solo lugar. Esto optimiza la gestión de contratos y relaciones con los proveedores, con alertas automatizadas que ayudan a gestionar los hitos de los contratos y acortar los plazos de adquisición. Además, ayuda a la evaluación de ofertas y la selección de proveedores mediante la incorporación de flujos de trabajo de toma de decisiones para garantizar que se eligen los proveedores más adecuados.
Los flujos de trabajo de BPM ayudan a garantizar el cumplimiento de las políticas de adquisición de la empresa, los requisitos normativos y las condiciones de contacto mediante la creación de flujos de trabajo estandarizados y la automatización de pasos clave para reducir el riesgo de incumplimiento.
BPM permite un control de calidad proactivo con comprobaciones de calidad dentro de los flujos de trabajo para garantizar que se cumplen los criterios predefinidos en cada etapa del proceso antes de que pueda avanzar. Esto ayuda a detectar problemas y evitar que sigan desarrollándose. En caso de que surja algún problema, BPM también puede ayudar con el análisis de la causa raíz, proporcionando visibilidad de los datos del proceso para que pueda ver dónde surgió el problema y corregirlo para evitar que vuelva a ocurrir.
La supervisión continua y la elaboración de informes en BPM también ayudan a los equipos a evaluar el rendimiento e identificar tendencias en los datos para tomar decisiones informadas sobre cómo realizar mejoras en los procesos, productos y servicios.
Un proceso de negocio vital para las aseguradoras, el BPM puede estandarizar el proceso de reclamaciones para garantizar que cada una de ellas sigue un flujo de trabajo coherente: desde la presentación de la reclamación hasta su resolución y pago. Una plataforma BPM facilita la integración entre sistemas internos dispares para que todos los datos y la información estén disponibles en un repositorio central, así como la integración con sistemas externos, ya sean bases de datos financieras para reclamaciones monetarias, o bases de datos de asistencia sanitaria para reclamaciones médicas, para validar la información presentada por los reclamantes.
También puede automatizar reglas dentro del flujo de trabajo para evaluar la validez de las reclamaciones según sus criterios predefinidos. Esto permite a los empleados centrarse en las reclamaciones válidas y garantiza la coherencia y la precisión al procesar la información que llega.
BPM puede mejorar significativamente el proceso de gestión de pedidos mediante la automatización de los flujos de trabajo para reducir la intervención manual y permitir el traspaso de trabajo y datos entre sistemas y personas. En última instancia, esto acelera el ciclo de ejecución. Los flujos de trabajo lógicos de BPM también proporcionan visibilidad en tiempo real del estado de los pedidos para supervisar su progreso y proporcionar actualizaciones a los clientes, lo que mejora su satisfacción. Este seguimiento también puede ayudar a identificar posibles cuellos de botella y ayudar a mejorar el proceso a lo largo del camino.
BPM también proporciona la escalabilidad necesaria para que, a medida que su empresa crece, pueda ampliar el proceso de gestión de pedidos en consecuencia y adaptar los procesos para adaptarse a un mayor volumen de operaciones sin sacrificar la eficiencia.
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