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7 ventajas de un sistema de gestión de proveedores

¿Qué es exactamente un sistema de gestión de proveedores?

Su capacidad para seleccionar, incorporar y gestionar proveedores confiables y rentables puede tener un enorme impacto en el éxito de su negocio. Sin embargo, los métodos tradicionales de adquisición se están volviendo ineficaces y carecen de la agilidad necesaria para el panorama empresarial actual. 

Para aumentar la agilidad empresarial, las organizaciones están utilizando plataformas low-code y tecnologías de automatización para crear potentes sistemas de gestión de proveedores (VMS) que les permitan gestionar mejor sus recursos externos y seguir siendo competitivas. Estos sistemas proporcionan una visión holística de los recursos que se pueden adquirir en todo el mundo. También pueden ocuparse de tareas tradicionalmente intensivas en mano de obra, como la contratación, la investigación, la consulta, la incorporación y la facturación. 

 

Ventajas de un sistema de gestión de proveedores

Las soluciones de gestión de proveedores ayudan a su empresa a funcionar de forma más eficaz, rápida y sostenible. También pueden aportarle toda una serie de ventajas adicionales.

1. Mayor visibilidad

Cuando automatiza sus procesos de gestión de proveedores, también realiza un seguimiento de cada decisión y puede obtener una mayor visibilidad de los proveedores que trabajan para usted, dónde están ubicados y a qué partes de su empresa prestan apoyo. Todo esto es clave para reducir las dependencias de una única fuente que crean enormes problemas durante los periodos de interrupción. También podrá utilizar esta información para reducir el riesgo y la posibilidad de actividades fraudulentas.

2. Cumplimiento más sencillo

Un buen sistema de gestión de proveedores le permite asegurarse de que sus proveedores conocen y cumplen las normativas más recientes y se actualizan automáticamente sobre cualquier cambio para evitar el riesgo de incumplimiento. También mantendrá un registro en papel para facilitar las auditorías, le recordará los vencimientos de las licencias y le ayudará a evitar datos inexactos con un único punto de entrada.

3. Costos reducidos

Con la adquisición automática, puede adaptar sus recursos a las necesidades de su empresa. Esto ayuda a reducir costos innecesarios y pedidos excesivos. Y, al automatizar tareas como la consolidación de documentos, puede reducir la administración. Su equipo podrá centrarse en objetivos empresariales más importantes, como establecer relaciones sólidas con los proveedores y negociar precios más bajos. 

4. Incorporación más rápida

Cuando automatiza los procesos de incorporación con un sistema de gestión de proveedores, tanto usted como sus proveedores salen beneficiados. Ahorrará tiempo y recursos al reducir los silos y centralizar los datos maestros de los proveedores. Esto garantiza que todos los participantes en el proceso de incorporación tengan acceso a la información necesaria para progresar. Además, sus proveedores no tendrán que dedicar tiempo a presentar diversos documentos y podrán centrarse en ofrecer los productos y servicios que su empresa necesita.

5. Supervisión del rendimiento

Los procesos automatizados le permiten recopilar valiosos datos sobre el rendimiento de los recursos subcontratados. Puede compararlos con los KPI para asegurarse de que se cumplen las obligaciones contractuales. Un sistema de gestión de proveedores también permite comunicar fácilmente las expectativas a los proveedores para que todos estén de acuerdo.

6. Informes y análisis

Puede mantener una única fuente de información para toda la empresa unificando todos los datos de sus proveedores en un único lugar y sincronizando los datos maestros de todos los sistemas. Esta claridad de los datos puede aprovecharse para conocer mejor los gastos y encontrar formas de mejorar la productividad y la eficiencia. 

7. Facturación optimizada

Su sistema de gestión de proveedores puede encargarse de la facturación y el procesamiento de pagos. Al automatizar las aprobaciones, puede asegurarse de que las facturas se pagan siempre a tiempo, reducir el tiempo de administración y garantizar que los informes de conciliación son precisos.

 

Cómo aprovechan las marcas mundiales el poder de un sistema de gestión de proveedores

Una mejor gestión de proveedores puede ayudarle a gestionar los costos de mano de obra, aumentar su productividad y maximizar la eficiencia de sus operaciones. Además, puede ser tan pequeña o grande como necesite. Es un recurso escalable que le permite reaccionar rápidamente a la demanda, por grande que sea. ¿Quiere un ejemplo? Compruebe cómo DHL gestiona más de 1.000 proveedores a través de su portal, que atrae a más de 320.000 usuarios en todo el mundo. 

Centralizar y mejorar la calidad de los datos de proveedores permitirá a su empresa tomar mejores decisiones. Podrá tener una visión clara de los contratos, condiciones y costos. Usando esto, usted puede encontrar maneras de optimizar. Adidas está utilizando Bizagi para hacer exactamente eso, lo que lleva a una reducción del 60% en los costos operativos de la cadena de abastecimiento y una reducción del 50% en el tiempo de incorporación. 

Otro uso de la automatización en la gestión de proveedores es obtener información sobre los productos que se compran a los proveedores. Esto significa que los clientes pueden tomar decisiones de compra con conocimiento de causa y genera confianza en su empresa. Bunzl ha creado un centro de sostenibilidad en el que los proveedores presentan la composición de sus productos con total transparencia. 

 

Descubra la gestión de proveedores mediante la automatización de procesos low-code

Implementar una solución low-code puede revolucionar la forma de gestionar los proveedores externos. Puede crear aplicaciones modernas diseñadas específicamente para sus necesidades de gestión de proveedores, automatizando procesos y creando interfaces intuitivas accesibles desde cualquier dispositivo.

Para ver cómo Bizagi puede ayudarle a mejorar la eficiencia, reducir costos y construir relaciones más fuertes con los proveedores, consulte nuestras soluciones de Gestión de Proveedores.