Descubra cómo DHL Group aumentó la conectividad en toda la empresa y automatizó múltiples procesos de extremo a extremo.
Los servicios compartidos, también conocidos como Global Business Services, son una función interna importante dentro de las grandes organizaciones. Permite centralizar y ejecutar procesos de negocio de gran volumen y operaciones de back-end, que son llevadas a cabo por más de un departamento o múltiples regiones. La función principal de los servicios compartidos es la consolidación del esfuerzo para ofrecer beneficios a toda la empresa.
La automatización de los servicios compartidos se basa en la utilización de una plataforma para automatizar los procesos consolidados e impulsar el valor en forma de productividad, ahorro de costos y satisfacción de los empleados y clientes, por nombrar algunos. Si el propósito de los servicios compartidos es permitir la eficiencia en toda la empresa, la automatización de los procesos es clave para el buen funcionamiento de su centro de servicios compartidos y el éxito.
El 60% de las organizaciones afirman que las limitaciones de las funciones de TI actúan como una barrera para escalar la automatización inteligente, según el Informe de Mercado Global de Automatización Inteligente 2021 de SSON. Si se concentran los recursos limitados dentro de un centro de servicios compartidos, se puede aumentar el alcance, por no hablar de los beneficios, de la automatización de procesos en toda la organización.
Si la falta de recursos de TI es un obstáculo particular para la entrega de la automatización de procesos en su organización, entonces una plataforma de automatización "Low-Code" puede proporcionar la respuesta. Su facilidad de uso permite a los usuarios de la empresa con escasos conocimientos técnicos de TI crear aplicaciones y automatizar procesos.
Además, un centro de servicios compartidos albergará una pila tecnológica compuesta por varias aplicaciones para ofrecer diversas funciones, desde un ERP para gestionar las actividades de back-end, hasta la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer datos de los documentos. Una plataforma de automatización low-code no sólo automatiza los procesos, sino que actúa como orquestador, pasando tareas entre sistemas dispares.
Aumento de la productividad: se automatizan tareas que antes se realizaban manualmente y que ocupaban mucho tiempo de la jornada laboral, como el envío de actualizaciones por correo electrónico entre departamentos, llenar formularios y buscar información. Estas tareas no sólo se llevan a cabo con mayor rapidez, sino también de forma más rentable, ya que las plataformas de automatización se encargan de tareas repetitivas de gran volumen que normalmente serían realizadas por un empleado de tiempo completo.
Capacitación de los empleados: al automatizar las tareas administrativas y de gran intensidad de mano de obra en el centro de servicios compartidos, los empleados pueden dedicar más tiempo a actividades que aportarán un valor agregado a la organización. El tipo de valor depende de su departamento, pero podría ser un aumento de las responsabilidades en un área como la gestión de proveedores, el análisis de datos o, simplemente, ganar más tiempo de contacto con los clientes para establecer relaciones.
Capacitación de los clientes: tanto si se trata de clientes internos como externos, las plataformas de automatización pueden utilizarse para crear portales de autoservicio dentro de los servicios compartidos, de modo que los usuarios puedan introducir sus propios datos, en lugar de depender de que los empleados capturen la información y la introduzcan ellos mismos, ahorrando tiempo y garantizando la precisión.
Estandarización: Los procesos se diseñan y aprueban antes de su implantación en el centro de servicios compartidos, de modo que se puede garantizar que cuando el proceso se automatiza, se hace de acuerdo con una "T". Esto ayuda a asegurar el cumplimiento garantizando que se siguen las reglas de negocio y proporciona consistencia en la calidad, de modo que la dirección puede estar segura de que todas las tareas se completan en línea con los estándares de su organización, o de la industria.
Mayor visibilidad: disponer de una función centralizada con actualizaciones automatizadas ofrece una mayor transparencia. La implementación de cuadros de mando junto con la automatización de procesos proporciona actualizaciones en tiempo real para que los empleados y la dirección puedan ver el estado exacto de los procesos y las operaciones.
Orquestación de procesos: Puede conectar departamentos y procesos desde su centro de servicios compartidos para ofrecer una automatización integral. Esto ayuda a garantizar que todo el ciclo de vida de los procesos, desde el desarrollo hasta la gestión, se realice en una única ubicación.
Escalabilidad: Una vez que haya establecido una plataforma de automatización dentro de su centro de servicios compartidos, puede escalar las operaciones a medida que vea el éxito. La organización puede asumir más negocios o aumentar la capacidad sin preocuparse por los costos generales de los departamentos individuales.
Agilidad operativa: Con una función de automatización centralizada, puede ofrecer una mayor velocidad de comercialización y responder más rápidamente a la dinámica del mercado para seguir evolucionando y ofreciendo valor a sus clientes, al tiempo que ahorra costos.
Una de las principales ventajas de introducir la automatización en su centro de servicios compartidos es el aumento de la productividad. Ayuda a eliminar las tareas administrativas y a evitar la duplicación de esfuerzos para que los empleados puedan centrarse en otras actividades. El cliente de Bizagi, Russell Reynolds, vio resultados significativos cuando externalizó el trabajo a su nueva función de servicios compartidos, incluyendo el ahorro de 50 días-persona al mes en la captura de datos.
Russell Reynolds es una empresa líder en la búsqueda de ejecutivos y en el asesoramiento en materia de liderazgo, que cada año asigna a miles de ejecutivos a las empresas de mayor rendimiento del mundo. La organización depende tanto de la calidad como de la rapidez de la entrega de datos para garantizar que se coloque a las personas adecuadas en los puestos correctos.
Para cumplir sus objetivos, Russell Reynolds modificó las funciones y responsabilidades de las personas para que pudieran centrarse en las actividades que aportan un verdadero enfoque y valor al cliente. Esto se consiguió ampliando el equipo de Servicios Compartidos de Russell Reynolds, junto con tres Centros de Excelencia (CoE) regionales, para que actuaran como centros de investigación y se centraran en más trabajo administrativo y aliviaran las presiones de las oficinas locales.
Esta expansión requería una nueva tecnología y procesos para crear, gestionar y rastrear las solicitudes de trabajo que las oficinas locales enviaban a los centros de Servicios Compartidos. Seleccionaron a Bizagi como plataforma para proporcionar la gestión y automatización de los procesos de negocio y crear flujos de trabajo para habilitar los procesos.
La entrada de datos que se redirigió a su función de Servicios Compartidos les ayudó a trasladar el equivalente a 71.000 horas de su equipo en la oficina, lo que equivale a 50 días de trabajo al mes, con individuos que pasan un 30% menos de tiempo en la captura de datos. Esto ayuda a garantizar una alta calidad de los datos que se entregan a los clientes y a mejorar la eficiencia del trabajo, al tiempo que se ahorra en costos operativos.
"Nuestro personal de investigación tiene ahora un proceso totalmente automatizado y sin intervención. Todo sucede durante el flujo de trabajo natural, a partir de nuestros otros sistemas dentro de Russell Reynolds y Bizagi está orquestando todo ese esfuerzo sin agregar requerimientos por parte del investigador", dijo Ryan Shaw, Director de Desarrollo de Aplicaciones, Russell Reynolds
La gestión de los procesos de negocio es el primer paso, y posiblemente el más vital, en el camino de la automatización de procesos. Si se gestionan los procesos para crear soluciones integrales antes de automatizarlos, se puede garantizar la optimización de las operaciones empresariales. El cliente de Bizagi, Deutsche Post DHL Group, fue capaz de definir los flujos de procesos antes de crear un portal de proveedores con características automatizadas para ofrecer un portal eficaz para más de 280.000 empleados.
Deutsche Post DHL Group necesitaba orquestar procesos en toda su empresa desde sus Servicios Empresariales Globales. Un ejemplo de cómo lograron esto fue con su portal de Gestión de Datos Maestros de Proveedores (MDM), un componente vital en el proceso de compras. Anteriormente, este proceso dependía de la recopilación y validación manual de datos, que requería mucho tiempo, para llenar los vacíos entre las interrupciones del sistema. DP DHL Group requería una solución end-to-end para mejorar la eficiencia y asegurar el cumplimiento.
La capacidad de modelado de procesos de Bizagi demostró su excelencia a la hora de crear el portal MDM para proveedores, ya que el equipo pudo definir el flujo de procesos y la validación de datos de forma fácil y cómoda. A cada individuo que utilizaba el portal se le dio una identidad de vendedor única a través de Bizagi. Esto ayudó a estandarizar el flujo de trabajo y dar a todos el acceso autorizado al portal.
Usando Bizagi Sites, fueron capaces de construir el portal de proveedores, permitiendo tanto a los empleados de DP DHL como a los proveedores externos enviar datos directamente. El portal utiliza reglas de negocio para validar automáticamente los datos al entrar para minimizar los pasos de revisión repetitivos. Los detalles de los proveedores también se replicaron automáticamente en el sistema de compras electrónicas para ahorrar más esfuerzo manual.
El portal Vendor MDM está siendo utilizado por 280.000 empleados, con Bizagi Sites proporcionando el punto de acceso directo. Bizagi ha automatizado tareas en el proceso como el inicio de casos, el envío de formularios, la solicitud de aprobaciones y la duplicación de datos en la solución de ePurchasing.
"Bizagi nos ha permitido crear servicios digitales y conseguir ahorros al tiempo que aumentamos la calidad de nuestros procesos. Hemos creado procesos armonizados y resistentes en nuestra organización de Servicios Empresariales Globales, lo que no podríamos hacer sin Bizagi. Es un factor de éxito absoluto de este programa", dijo Timo Neff, Jefe de Equipo, Diseñadores y Arquitectos de Automatización
Si quiere saber más sobre cómo Deutsche Post DHL Group construyó un centro de servicios digitales compartidos resistente y confiable, vea la presentación de Timo Neff, 'Transparencia de procesos a través de la integración de personas y automatización en Deutsche Post DHL Group'.
