A pesar de ser un proceso esencial, la auditoría interna es un proceso arduo. Y los eventos del año pasado lo han hecho aún más difícil.
"La pandemia de Covid-19 ha representado un impacto importante para la profesión de auditor". Según el informe Developments in Audit 2020 del FRC, "en estos momentos de mayor fragilidad económica, la realización de auditorías de alta calidad es fundamentalmente más importante, pero más difícil de ejecutar".
Afortunadamente, la automatización puede ayudar. Las plataformas de automatización pueden mejorar la eficiencia para asistir a los empleados a hacer mejor su trabajo, al tiempo que garantizan la coherencia y el cumplimiento, ofreciendo una visión empresarial adicional.
Aquí hay cuatro beneficios que puede encontrar al automatizar su proceso de auditoría, y ejemplos de la vida real de cómo los clientes de Bizagi implementaron soluciones.
Una de las ventajas más evidentes de la automatización del proceso de auditoría es la eficacia que ofrece. Las actividades manuales que consumen mucho tiempo pueden automatizarse y llevarse a cabo mediante plataformas digitales, de manera que los empleados pueden dedicarse a actividades de mayor valor, y no es necesario contratar personal adicional para cumplir la función de auditoría.
El cliente de Bizagi, JSR Micro, un fabricante y proveedor de soluciones de semiconductores, tiene muchas solicitudes de auditorías legales y financieras, tanto internas como externas, como numerosas ISO, auditorías de selección de proveedores de clientes y documentos de impacto ambiental que completar, pero que estaban consumiendo mucho tiempo.
Los procesos de auditoría son una parte esencial de su garantía de calidad, razón por la cual adoptaron a Bizagi como plataforma "low-code" para institucionalizar estos procesos a través de la automatización, asegurando que se sigan de manera consistente, con un rastro de auditoría completo que coincida, el cual puede ser producido en minutos a través de un tablero de control integrado. Pudieron implantar esta solución sin necesidad de contratar más personal de TI gracias a la automatización de "low-code".
JSR Micro ha ganado diversos premios a la calidad de sus grandes proveedores que auditan sus procesos y el cumplimiento de los mismos. De este modo, pueden participar en esas auditorías de forma mucho más rápida y convincente, presentando la documentación y las pruebas en unos pocos clics, lo que supone un ahorro de tiempo y dinero para todos los implicados.
Uno de los elementos del proceso de auditoría que más tiempo y trabajo requiere es la recopilación de toda la información necesaria. El uso de una plataforma de automatización permite a las organizaciones integrar datos procedentes de fuentes dispares y proporcionar una visibilidad completa para garantizar que ninguna información se pierda.
Para la Secretaría de Hacienda del Estado del Estado brasileño de Ceará, conocida como SEFAZ, la auditoría es un gran proceso que juega un papel importante en sus responsabilidades. Anteriormente, el proceso se basaba en una combinación de correo electrónico y formularios en papel, por lo que era necesario automatizar la recopilación de información para las auditorías, así como las mismas auditorías, para que fueran más eficaces.
Los usuarios tenían que realizar consultas manuales en más de 10 sistemas para reunir la información necesaria para las auditorías antes de la automatización en la fase de administración. Para poder mostrar sus conclusiones, el auditor tendría que utilizar editores de texto para crear un documento en cada ocasión. Este esfuerzo manual requería tiempo y significaba que los auditores podían ser susceptibles de cometer errores.
Ahora Bizagi genera un documento estándar para cada auditoría individual, lo que acelera aún más el tiempo necesario para completar el proceso. Bizagi recopiló la información de otros sistemas de la SEFAZ y la reunió en un formulario estandarizado, listo para que los auditores completaran sus tareas, de modo que el elemento administrativo del proceso también se automatizó.
La demostración del cumplimiento de la normativa mediante auditorías internas es una necesidad en muchos sectores. Pero a menudo tiene que realizarse como una tarea manual y separada. Cuando un proceso se establece como un flujo de trabajo y se automatiza a través de una plataforma centralizada, toda la información se captura automáticamente, por lo que puede estar seguro de que todas las acciones del proceso están totalmente auditadas y capturadas.
El cliente de Bizagi, Generali CEE Holding, necesitaba transformar la forma en que su departamento de suscripción de riesgos corporativos hacía sus negocios. Al dar el salto de los sistemas basados en papel a los flujos de trabajo eficientes y los procesos automatizados, no solo pudieron reducir el tiempo de suscripción hasta en un 50%, sino también garantizar el cumplimiento de la normativa, algo esencial en un sector tan bien regulado como el de los seguros.
Al mapear y automatizar todos sus procesos de riesgo corporativo, hubo una visibilidad completa sobre el proceso end-to-end. Esto también permitió al equipo tener la agilidad de adaptar el proceso para responder a los cambios en la normativa, ya que podían realizar cambios individuales en los modelos del proceso, a medida que los órganos de gobierno anunciaban nuevas normas.
Antes de poder automatizar cualquier proceso es necesario diseñarlo. Esto ayuda a la visibilidad y permite a las empresas ver exactamente cómo se llevarán a cabo los procesos. Esto puede permitirles descubrir ideas de negocio que de otro modo no habrían conocido.
En una empresa internacional de exploración y producción de petróleo y gas se puso en marcha una iniciativa para transformar digitalmente su aplicación de gestión de tierras, la cual ayuda a gestionar sus instalaciones. Esta organización estaba saturada de documentos en papel y de normas por la estricta legislación, por lo que querían hacer el negocio más transparente y eficiente.
Por medio de la unificación de las fuentes de datos, crearon un portal de colaboración centralizado con una pista de auditoría completa, lo que les permitió revisar sus procesos y la forma en que se realizaban los negocios. Esto supuso un ahorro de más de 85.500 dólares al año.
"La mayor ventaja de digitalizar un proceso es la posibilidad de mejorar la trazabilidad de la auditoría. La retención de documentos es muy importante para nosotros, y tenerlos todos centralizados en un solo lugar nos ha permitido tomar decisiones sobre las que ni siquiera sabíamos que íbamos a tener preguntas", dijo su director de Servicios de Información.
