El suministro y la adquisición son dos procesos estrechamente relacionados, pero totalmente diferentes, responsables de la adquisición de bienes y servicios para una organización. Ambos son cruciales para crear y mantener una cadena de abastecimiento eficaz que permita a una empresa suministrar constantemente bienes y servicios a sus clientes.
Teniendo en cuenta los importantes trastornos a los que se han enfrentado las cadenas de abastecimiento en los últimos dos años, es más importante que nunca contar con una sólida estrategia de suministro y adquisición. Esto mantendrá los costos bajo control y garantizará que no haya lagunas en el suministro.
"Según el Chartered Institute of Procurement and Supply, el objetivo del suministro es encontrar, evaluar y contratar a los proveedores para conseguir un ahorro de costos y el mejor valor de los bienes y servicios", según el Chartered Institute of Procurement and Supply. La adquisición es la fase previa a la contratación.
El proceso de adquisición consta de los siguientes pasos:
- Definir las necesidades de compra de la empresa
El primer paso del proceso de adquisición consiste en determinar qué necesita la empresa para funcionar. Esto incluye evaluar cuánto gasta actualmente la empresa, en qué lo gasta con respecto a los presupuestos, e identificar cualquier oportunidad de ahorro.
- Evaluar el mercado
Este paso implica la investigación de los factores de costo, incluyendo los costos de materia prima, mano de obra y transporte. También es el momento de evaluar las tendencias actuales del mercado, el panorama competitivo, quiénes son los principales proveedores y los riesgos y oportunidades presentes en el mercado.
- Identificar y revisar los posibles proveedores
El siguiente paso es encontrar proveedores adecuados capaces de cumplir las especificaciones establecidas cuando se definieron las necesidades de compra de la empresa. Los factores que se tienen en cuenta en esta fase son el precio, la calidad, el plazo de entrega, la capacidad, las condiciones de pago y las credenciales de RSC. Conviene identificar a más de un proveedor viable en esta fase para que haya una opción de reserva en caso de que el proveedor elegido no pueda suministrar por cualquier motivo.
- Selección de proveedores
La selección de un proveedor incluye la evaluación de las solicitudes de información (RFI), las solicitudes de propuestas (RFP) o las solicitudes de presupuesto (RFQ) presentadas, la preselección de los proveedores más adecuados y la negociación con los proveedores preseleccionados para obtener precios más bajos, mejores condiciones de pago y otras ventajas. Una vez seleccionado el mejor proveedor, los representantes de ambas organizaciones redactan, revisan y firman los contratos.
- Incorporación del proveedor y gestión de la relación
Una vez seleccionado el proveedor, hay que incorporarlo. Una vez establecida la relación, es importante asegurarse de que el proveedor seleccionado sigue satisfaciendo las necesidades de la organización y analizar su rendimiento en función de una serie de KPI. El seguimiento del ahorro permitirá identificar cuándo y dónde el proveedor está añadiendo valor.
El proceso de adquisición comienza cuando se han firmado los contratos con los proveedores. "La gestión de adquisiciones y abastecimiento implica la compra de los bienes y servicios que permiten a una organización operar de forma rentable y ética", según el Chartered Institute of Procurement and Supply.
- Revisar la solicitud de compra
Una solicitud de compra es un documento interno de un empleado que pide realizar una compra. La función del departamento de compras es comprobar que este documento contiene información suficiente y una razón comercial válida para su aprobación.
- Enviar la orden de compra
Una vez aprobada la solicitud de compra, se crea una orden de compra que se envía al proveedor indicando qué bienes/servicios se necesitan y en qué cantidades y precios, previamente acordados en el proceso de suministro.
- Agilización
Este paso implica la comunicación con el proveedor acerca de los calendarios de producción, la calidad y el cumplimiento de los plazos de entrega acordados.
- Recepción de la mercancía
Una vez recibido el pedido, se comprueba que cumple con las normas de cantidad y calidad especificadas en la orden de compra.
- Procesar la factura
Al recibir una factura de un proveedor, se realiza un cotejo a tres bandas para asegurarse de que las órdenes de compra, los recibos de pedido y las facturas muestran las mismas cantidades y valores. Así se confirma que se ha recibido todo lo que se ha pedido y se evita cualquier exceso de gasto.
- Pagos
El último paso en el proceso de adquisición es garantizar que el equipo de cuentas por pagar pague a los proveedores de acuerdo con sus condiciones de pago.
Se encarga de encontrar y establecer relaciones con los proveedores más adecuados
Se encarga de comprar bienes y servicios cuando la organización los necesita
El objetivo es reducir los gastos y crear una cadena de abastecimiento resistente
El objetivo es satisfacer las necesidades internas y mantener la rentabilidad
Aunque están relacionados, el suministro y la adquisición realizan dos trabajos diferentes para la organización. Ambas son igual de importantes para mantener el funcionamiento de las operaciones y el cumplimiento de los pedidos de los clientes.
Aprobación más rápida: Al automatizar los flujos de trabajo, la información de los proveedores, las solicitudes de compra y las órdenes de compra pueden dirigirse automáticamente a las personas adecuadas y ser revisadas y aprobadas más rápidamente.
Mejora de la visibilidad del presupuesto: el seguimiento del gasto en un repositorio central permite a las organizaciones garantizar unos cálculos presupuestarios actualizados y precisos, así como aflorar cualquier gasto inconducente.
Decisiones basadas en datos: disponer de una única fuente de información permite a las distintas partes interesadas acceder a datos que pueden utilizarse para tomar decisiones mejor informadas e identificar oportunidades para aumentar la eficiencia y reducir los costos.
Cumplimiento garantizado: la automatización del suministro y la adquisición permite a la organización garantizar el cumplimiento en cada paso del proceso, ya que las comprobaciones pueden incorporarse al proceso y actualizarse automáticamente a medida que cambian los requisitos normativos. También permite a la empresa demostrar fácilmente el cumplimiento de la normativa si se somete a una auditoría.
Reducción del riesgo: una visión precisa del gasto permite a las organizaciones identificar cualquier actividad fraudulenta o robo. También permite conocer el número de proveedores y, por tanto, contratar proveedores adicionales si son demasiado pocos para cubrir cualquier posible interrupción.
El departamento de compras de la empresa farmacéutica global Takeda observaba un bajo compromiso por parte de otros departamentos a la hora de buscar proveedores. El proceso requería que los empleados rellenaran y enviaran un formulario de tres páginas detallando sus necesidades. La cantidad de esfuerzo manual significaba que a menudo optaban por no comprometerse con el equipo de compras y buscar proveedores ellos mismos, perdiendo así oportunidades de maximizar el valor.
Para combatir el problema, el equipo de compras colaboró con TI para automatizar el proceso. En solo 10 semanas, el largo proceso basado en formularios se transformó en un cuestionario más fácil de usar basado en la web. De este modo, los empleados pudieron utilizar la adquisición en su proceso de suministro de forma más sencilla y rápida, lo que aumentó el potencial de ahorro y redujo el riesgo de gasto desordenado.
