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El proceso de solicitud de aprobación inicia toda una estrategia de BPM, brindando administración sin papel para 20 departamentos y más de 100 usuarios
Acerca de Audi Japón
Audi Japón KK, importadora de vehículos Audi y subsidiaria de Audi AG, se especializa en la gestión de autos internos de la compañía. Tras experimentar un rápido crecimiento, la compañía emprendió una iniciativa de BPM para permitir que la organización funcionara de manera más predecible y transparente y se adaptara fácilmente a las dinámicas cambiantes
de negocio.
Bizagi es flexible y capaz de integrar y automatizar varios procesos al mismo tiempo, creando un sistema robusto que puede ser adaptado fácilmente al crecimiento empresarial a medida que se automatizan más procesos.
Mejores prácticas:
  • Confíe en sus usuarios finales para que lideren la definición del proceso y recopilación de requerimientos.
  • Involucre a un patrocinador de gerencia fuerte en cada etapa del diseño e implementación.
  • Asigne especialistas internos entrenados para agilizar el desarrollo.
  • No subestime los recursos requeridos para apoyar la gestión de cambio.
  • Empiece en pequeño y avance rápidamente; Audi Japón mostró sus primeros resultados pronto.
  • Asegúrese de que su solución elegida brinde facilidad de uso, flexibilidad y rápida implementación.
  • Sea sensible a la cultura existente y demuestre los beneficios del cambio.
Sinopsis
Gestionar los exigentes y valiosos procesos de una corporación global requiere de una automatización de procesos fuerte y flexible. En tan solo 14 días, Bizagi convirtió la compleja cadena de petición de aprobación de Audi Japón en una administración perfecta, segura y sin papel.

Con el poder de esta ganancia rápida, Audi Japan automatizó 4 procesos más en rápida sucesión, pavimentando así el camino para una toma de decisiones más rápida, costos reducidos y mejor gestión de recursos.
Objetivos:
  • Incrementar la transparencia y calidad de los procesos de Finanzas y Administración
  • Reducir la dependencia de los registros y procesos en papel como complemento al sistema SAP
  • Automatizar peticiones de aprobación sensibles y de alto nivel por un valor de más de 5 millones de dólares
  • Centralizar la documentación para hacer que las aprobaciones pasadas sean más fáciles de encontrar y rastrear
  • Proveer a usuarios no-financieros con un método de aprobación rápido y conveniente
  • Introducir un cambio organizacional hacia las actividades orientadas a los procesos
  • Apoyar un ambiente complejo, multinivel y multilenguaje
Logros:
  • Automatización de procesos de petición de aprobación para 20 departamentos en 14 días
  • Reducción del tiempo de procesamiento interno para los cinco procesos de hasta el 75%
  • Desempeño y productividad incrementados en la División de Finanzas y Administración
  • Reducción de papeleo, actividades manuales y retrasos innecesarios
  • Optimización de la distribución y asignación de cargas de trabajo, recursos y responsabilidades
  • Ahorros de tiempo gracias a la reducción de archivos; todos los documentos se generan en BPMS
  • Capacidad de reproducir y adaptar rápidamente los procesos a otros departamentos en el grupo
  • Método de aprobación más rápido y conveniente soportado por el portal web

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